Vanlige feil i den tekniske prøven og hvordan du unngår dem

Under en prøve oppstår det ofte små pauser der ingen tar ordet. Arrangøren venter på at teknikeren skal si at lyden er klar, og teknikeren venter på at arrangøren skal gi beskjed om innlederen. Det er ikke dårlig vilje, men uklar fordeling som koster tid og skaper usikkerhet.

Fordel oppgavene på papir før dere begynner. Hvem ringer til den eksterne innlederen? Hvem bestemmer når det er nok testing av lyd? Hvem godkjenner at lysbildene vises riktig? Når hver rolle har ett navn ved siden av seg, går prøven raskere og samtalen blir kortere.

Velg også én person som kan si stopp. Når flere gir instrukser samtidig, blir både innledere og frivillige forvirret. En tydelig leder under prøven gjør det lettere å følge samme opplegg på selve dagen.

Mange bruker en ferdig sjekkliste hentet fra et annet arrangement og krysser av punkt for punkt uten å se hva som faktisk gjelder i egen sal. Resultatet er at viktige ting forblir utestet, mens uviktige punkter får mye tid. En liste som ikke passer rommet gir falsk trygghet.

Tilpass listen til programmet. Hvis dere har et panel med fire deltakere, må listen si noe om mikrofonbytter og hvem som snakker i hvilken rekkefølge. Hvis en innleder deltar på video, må listen inneholde et eget punkt om forbindelsen, bildet hos innlederen og hvordan dere hører vedkommende i salen.

La listen vokse mellom hver prøve. Noter hva som gikk galt, og legg til et punkt som fanger det neste gang. Etter noen arrangementer har dere en liste som passer akkurat deres måte å jobbe på.

En prøve i en tom sal høres annerledes ut enn en full sal. Stemmer bærer lenger, klapping og mumling mangler, og tilbakekobling oppfører seg ofte på en annen måte når rommet fylles med mennesker. Mange blir overrasket når lyden endrer seg få minutter før start.

Ta høyde for dette ved å la noen sitte i salen under prøven, om det bare er et par frivillige. Be dem rapportere hva de hører og ser. Legg også inn tid til en siste lydsjekk når de første gjestene har kommet, slik at du kan justere uten å stoppe programmet.

Test dessuten med samme nettverk og utstyr som skal brukes. En prøve på en annen maskin eller en annen kabel sier lite om hva som skjer under selve sendingen. Det som virker i går, skal virke med samme oppsett i morgen.

Det er lett å konsentrere prøven om det som vises direkte og glemme opptaket. Likevel er det opptaket arrangøren sitter igjen med etterpå. Hvis ingen har sjekket at filene lagres, at lyden følger med eller at navnene er forståelige, kan en vellykket sending ende med et opptak som ikke kan brukes.

Sett av tid til å starte opptaket, la det gå noen minutter og spille av resultatet. Hør etter lyd, se etter at lysbildene er med, og kontroller at filen ligger der den skal. Gjør det samme med eventuelt sikkerhetsopptak, slik at begge sporene er bekreftet før dagen.

Test også hva som skjer når noe svikter. Trekk ut en kabel eller be en innleder miste forbindelsen, og se hvem som reagerer og hvordan. Det er ubehagelig i prøven, men mye mindre ubehagelig enn å møte det første gang foran publikum.

Etter en lang prøve er alle slitne og vil hjem. Da blir det lett å tro at man husker det som måtte rettes. Dagen etter er halvparten glemt, og de samme feilene dukker opp igjen under konferansen fordi ingen skrev dem ned.

Avslutt hver prøve med fem minutter der dere går gjennom listen og noterer hva som ble rettet, hva som gjenstår og hvem som har ansvar for det. Send notatet til alle som deltar samme kveld. Det trenger ikke være pent, bare tydelig.

Dette notatet blir også grunnlaget for neste prøve. Over tid ser du hvilke problemer som stadig kommer tilbake, og kan legge mer tid akkurat der. Slik blir prøven et verktøy som gjør hvert arrangement litt tryggere enn det forrige.