Hva koster opptak av presentasjoner, og hva avgjør prisen?
Henrik Sælen
6 min lesetid
Utstyr, antall kilder, bytter mellom lysbilder og video og ekstra opptak påvirker kostnaden. Henrik Sælen går gjennom hva som driver prisen når presentasjoner skal fanges i en hybrid konferanse.
Hva du egentlig betaler for
Når en arrangør spør hva opptak av presentasjoner koster, er svaret sjelden et enkelt tall. Selve lysbildene er sjelden problemet. Det som koster, er arbeidet rundt: å få skjermbildet fra innlederens PC inn i produksjonen, å holde det synkront med video og lyd, og å ha en tekniker som kan bytte mellom kildene i riktig øyeblikk.
I kurset ser vi på denne kostnaden fra to sider. Hvis du selv skal produsere, handler det om utstyr, tid til oppsett og øving. Hvis du bestiller hjelp fra en tekniker, handler det om hvor mange timer som går med til forberedelse, prøve og selve gjennomføringen.
Det er lett å undervurdere forberedelsen. En tekniker som kommer en time før dørene åpner, rekker stort sett bare å koble opp det som allerede er avklart. Alt som må avklares på stedet, tar tid, og tid er det som til syvende og sist gir regningen.
Derfor lønner det seg å se på prisen som summen av noen få tydelige poster, ikke som en pakke du enten tar eller lar ligge.
- Utstyr for å fange skjermbilde og lysbilder
- Tekniker i salen under gjennomføringen
- Tid til oppsett og teknisk prøve
- Opptak og levering av filer etterpå
Antall kilder og antall innledere
Den første store prisdriveren er hvor mange kilder som skal inn i bildet. En enkelt PC som viser lysbilder til én innleder er enkelt å fange. Fem innledere med hver sin maskin, i tillegg til en panelsamtale og en ekstern deltaker, krever flere innganger, flere kabler og en tydeligere plan for hvem som kobler til når.
Hver ekstra kilde øker også risikoen for at noe ikke fungerer første gang. Ulike PC-er sender ut ulike skjermformater, og noen innledere vil bruke egen maskin uten å ha prøvd den mot utstyret på forhånd. Det betyr ekstra tid før og under arrangementet.
Mange arrangører sparer mye ved å be alle innledere levere presentasjonene på forhånd og bruke én felles maskin i salen. Da blir antall kilder færre, og bytter mellom innledere går raskere. Det er likevel ikke alltid mulig, særlig når innlederne vil vise levende demonstrasjoner.
I kurset øver vi på begge løsningene, slik at du kan vurdere hva som passer for ditt arrangement og hva det betyr for kostnaden.
Bytte mellom lysbilder og video
Den andre prisdriveren er hvor mye bytting arrangementet krever. Noen foredrag kan kjøres nesten hele veien med lysbildene i bildet. Andre krever at man veksler mellom innlederen, lysbildene og publikum, og da må noen styre bildet aktivt hele tiden.
Aktiv bytting er arbeid for en egen person. Hvis tekniker i tillegg skal passe på lyd og eksterne innledere, blir det fort for mye for én. Å legge til en ekstra person for bildebytter er ofte det som øker kostnaden mest, og det er sjelden synlig i første tilbud.
Det finnes et mellomalternativ: å planlegge byttene på forhånd, slik at de skjer på faste punkter i programmet. Du mister litt fleksibilitet, men tekniker kan holde oversikten uten hjelp. I opplæringen lærer deltakerne å lage en enkel byttplan som viser hvilken kilde som skal være på hvilket tidspunkt.
Slik planlegging koster tid i forkant, men sparer ofte både penger og stress under selve arrangementet.
- Faste bytter etter programmet krever færre folk
- Fri bytting krever en egen bildebytter
- Ekstern innleder legger til enda en kilde å følge
Forberedelse, prøve og opptak
Den tredje posten er teknisk prøve. En prøve der innledere faktisk kobler til maskinene sine og viser de første lysbildene, avdekker de fleste problemene før publikum kommer. Den koster tid for både tekniker og arrangør, men den er billigere enn å løse problemer med fullt rom.
Opptaket etterpå er også en del av regnestykket. Å levere et ferdig opptak med lysbilder og video samlet krever at filene merkes, kontrolleres og leveres i en avtalt form. Hvis arrangøren vil ha hver innleder som egen fil, øker arbeidet.
Et ekstra sikkerhetsopptak i tillegg til hovedopptaket gir trygghet, men legger til utstyr og tid. Det er en avveining, og den er verdt å ta bevisst heller enn å la den komme som en overraskelse i fakturaen.
Vi anbefaler at du ber om en spesifisering av hva som inngår i prøve, opptak og levering, slik at du kan sammenligne tilbud på like vilkår.
Slik får du et tilbud du kan sammenligne
Et godt tilbud starter med et godt oppdragsbeskrivelse. Før du ber om pris, bør du vite hvor mange innledere som skal vise lysbilder, om noen er eksterne, hvor lenge programmet varer og om du vil ha opptak i tillegg til strømmingen.
Be også om å få vite hva som ikke er med. Et tilbud som ikke nevner prøve eller sikkerhetsopptak kan virke billigere, men oppgavene forsvinner ikke. De havner enten hos deg som arrangør eller blir ikke gjort.
Vær forsiktig med tilbud som lover bestemte resultater, for eksempel at strømmingen aldri vil avbrytes. Ingen ærlig tekniker kan love det. Et seriøst tilbud beskriver hva som gjøres for å redusere risikoen, og hva som skjer hvis noe likevel går galt.
Hos eventixa tar vi gjerne en prat om oppsettet før du bestemmer deg, og vi forklarer hvilke valg som øker kostnaden og hvilke som kan tas bort uten at kvaliteten lider mye.
- Antall innledere og kilder
- Lengde på programmet
- Om du trenger opptak, og i hvilken form
- Om en teknisk prøve skal gjennomføres
Hvor du kan spare, og hvor du ikke bør
Det er flere steder å spare uten å gå på kompromiss med kvaliteten. Å samle presentasjonene på én maskin, å planlegge bytter på forhånd og å sende klare instrukser til innlederne i god tid reduserer alle arbeidsmengden for teknikeren.
Det er andre steder jeg ikke vil anbefale å kutte. Den tekniske prøven er den viktigste. En arrangør som hopper over den, sparer et par timer, men risikerer å bruke langt mer tid på å rette opp feil midt i en sending.
Det samme gjelder et enkelt sikkerhetsopptak. Det trenger ikke være avansert, men det bør finnes. Hvis hovedopptaket svikter, er det ofte det eneste som gjør at arrangøren likevel får levert noe til deltakerne etterpå.
I kurset bruker vi mye tid på nettopp denne vurderingen: hva er nødvendig, hva er ønskelig, og hva kan vente til neste gang.
Prisen på opptak av presentasjoner bestemmes av antall kilder, hvor mye som må byttes underveis, og hvor mye forberedelse og prøve som er med. Ingen av disse er skjulte, men de må sies høyt. Begynn med en tydelig beskrivelse av arrangementet, be om en spesifisert oversikt, og prioriter prøven. Da vet du hva du betaler for, og du unngår overraskelser når dagen kommer.
Henrik Sælen
Hovedinstruktør, produksjonHar ledet tekniske prøver for konferanser siden starten. Underviser i planlegging og ansvarsfordeling.
